Yazarlar: Şirketler Hukuku Departmanı, Av. Mustafa Şahin

Anonim şirketlerde genel kurul, pay sahiplerinin şirket yönetimine ilişkin haklarını doğrudan kullandıkları ve şirketin temel kararlarının alındığı zorunlu organlardan biridir. Yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi, finansal tabloların onaylanması, kârın kullanım şeklinin belirlenmesi, esas sözleşmenin değiştirilmesi, sermaye artırımı veya azaltımı ile birleşme ve bölünme gibi önemli işlemler genel kurulun görev ve yetkisi kapsamındadır. Bu nedenle pay sahiplerinin toplantıya katılması, gündem maddeleri hakkında bilgi edinmesi, görüş açıklaması ve oy kullanması anonim şirketler hukukunun temel pay sahipliği hakları arasında yer almaktadır.

Bununla birlikte yatırımcıların farklı şehir ve ülkelerde bulunması ve özellikle halka açık şirketlerde pay sahipliği yapısının genişlemesi, yalnızca fiziki katılıma dayanan klasik genel kurul sisteminin yetersiz kalmasına neden olmuştur. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (“TTK”), bu ihtiyaca cevap vermek amacıyla anonim şirket genel kurullarına elektronik ortamda katılım imkânını düzenlemiştir.

Elektronik Genel Kurul Sistemi (“EGKS”), pay sahiplerinin genel kurul toplantılarını uzaktan takip etmelerine, görüş ve önerilerini iletmelerine, temsilci tayin etmelerine ve oy haklarını elektronik ortamda kullanmalarına imkân sağlamaktadır. Bununla birlikte EGKS, yalnızca toplantının çevrim içi izlenmesini sağlayan teknik bir araç değil; elektronik ortamda gerçekleştirilen işlemlerin fiziki katılımla aynı hukuki sonuçları doğurduğu, mevzuatla düzenlenmiş bir genel kurul katılım sistemidir.

I. Hukuki Dayanak ve Uygulama Kapsamı

Elektronik genel kurul sisteminin temel hukuki dayanağını TTK’nın 1527. maddesi oluşturmaktadır. TTK m. 1527/5 uyarınca anonim şirketlerde genel kurula elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fiziki katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurmaktadır. Bu nedenle elektronik ortamda kullanılan oylar, toplantı ve karar nisaplarının hesabında fiziki ortamda kullanılan oylarla birlikte dikkate alınır. Elektronik ortamda iletilen görüş, öneri ve muhalefet beyanları da pay sahibinin genel kurul haklarını kullanması niteliğindedir.

Uygulamaya ilişkin ayrıntılar, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik (“Yönetmelik”) ile Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ’de (“Tebliğ”) düzenlenmektedir. Mevcut sistemde genel kurul toplantısı fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılmaktadır. Dolayısıyla EGKS, fiziki genel kurulun yerine geçen tamamen sanal bir toplantı modeli değil, fiziki toplantıya eş zamanlı elektronik katılım sağlayan karma bir sistem niteliğindedir.

Payları MKK tarafından kayden izlenen ve borsaya kote olan anonim şirketlerde elektronik katılım sisteminin kullanılması zorunludur. Bu şirketlerde elektronik katılım, temsilci tayini, görüş açıklama ve oy kullanma işlemleri Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş. (“MKK”) tarafından sağlanan sistem üzerinden gerçekleştirilir.

Borsaya kote olmayan anonim şirketlerde ise EGKS’nin uygulanması ihtiyaridir. Bu şirketler mevzuata uygun sistemi kendileri kurabilecekleri gibi yetkilendirilmiş bir hizmet sağlayıcıdan destek de alabilirler. Bununla birlikte elektronik katılım imkânını esas sözleşmesine dâhil eden bir şirket, sistemi yalnızca belirli toplantılar veya belirli pay sahipleri bakımından uygulayamaz; sonraki bütün genel kurul toplantılarında hak sahiplerine elektronik katılım imkânı sağlamakla yükümlü hâle gelir.

II. Esas Sözleşme ve Teknik Altyapı

Yönetmelik uyarınca EGKS’yi uygulayacak anonim şirketlerin esas sözleşmelerinde elektronik katılıma ilişkin hükme yer verilmesi gerekir. Yönetmelik’te öngörülen hüküm, genel kurul toplantısına katılma hakkı bulunan kişilerin toplantıya TTK m. 1527 uyarınca elektronik ortamda katılabileceğini ve şirketin bu amaçla sistem kurabileceğini veya hizmet satın alabileceğini düzenlemektedir.

Söz konusu hükmün amacı, elektronik katılım hakkının şirketten şirkete değişen koşullara bağlanmasını ve pay sahipliği haklarının esas sözleşmeyle daraltılmasını önlemektir. Bu nedenle elektronik katılımın belirli pay gruplarıyla sınırlandırılması, yönetim kurulunun iznine bağlanması veya Yönetmelik’te tanınan hakların kapsamının daraltılması mümkün değildir.

Borsaya kote olmayan şirketlerin kendi sistemlerini kurmaları hâlinde, sistemin mevzuata uygunluğunun yetkili bir kurum tarafından hazırlanacak teknik raporla tespit edilmesi ve raporun ticaret siciline tescil ve ilan edilmesi gerekir. Hizmet sağlayıcıların da teknik uygunluklarını belgelendirmeleri ve gerekli Bakanlık süreçlerini tamamlamaları zorunludur.

Sistemin bilgi güvenliğine, kişisel verilerin korunmasına, güvenli elektronik imza kullanımına, uzun süreli arşivlemeye, yedekleme ve felaketten kurtarma süreçlerine uygun olması gerekir. Bu nedenle sıradan bir video konferans uygulaması, TTK m. 1527 anlamında elektronik genel kurul sistemi olarak kabul edilemez. Kimlik doğrulama, temsilci tayini, görüş iletimi, oy kullanımı, muhalefetin kaydedilmesi ve işlemlerin güvenli biçimde saklanması gibi bütün fonksiyonların sistem üzerinden yerine getirilebilmesi gerekir.

III. Genel Kurul Öncesi Hazırlıklar ve Elektronik Katılım

EGKS’yi uygulayan şirketler, genel kurul çağrısını, gündemi ve pay sahiplerinin incelemesine sunulması gereken belgeleri kanuni süreler içerisinde güvenli elektronik imzalı olarak sistem üzerinden erişime açmakla yükümlüdür. Yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, finansal tablolar, kâr dağıtım önerisi ve gündeme ilişkin diğer belgelerin EGKS’de erişilebilir olması, pay sahibinin bilgi alma ve inceleme hakkının etkin kullanılması bakımından önem taşır.

Elektronik ortamda sunulan belgelerle fiziki ortamda incelemeye açılan belgeler arasında içerik bakımından farklılık bulunmamalıdır. Elektronik katılımcılara eksik veya geç bilgi verilmesi, pay sahipleri arasında eşitsizliğe ve bilinçli oy kullanma hakkının zedelenmesine neden olabilir.

Genel kurula elektronik ortamda şahsen veya temsilcisi aracılığıyla katılmak isteyen hak sahibi, tercihini EGKS üzerinden bildirmek zorundadır. Pay sahibi elektronik katılım talebini mevzuatta öngörülen süre içerisinde geri alabilir. Talebini geri almayan hak sahibi veya temsilcisinin toplantıya ayrıca fiziken katılması mümkün değildir. Bu düzenleme, aynı paylardan doğan katılım ve oy haklarının mükerrer şekilde kullanılmasını önlemeyi amaçlamaktadır.

Pay sahibi genel kurula elektronik ortamda temsilci aracılığıyla da katılabilir. Temsilci atanması hâlinde temsilcinin kimlik bilgilerinin sisteme kaydedilmesi ve verilen oy talimatlarının açıkça belirlenmesi gerekir. Tüzel kişi pay sahipleri adına yapılacak işlemler ise tüzel kişiyi temsile yetkili kişi tarafından güvenli elektronik imza kullanılarak gerçekleştirilir.

IV. Toplantının Yürütülmesi, Görüş Açıklama ve Oy Kullanma

Elektronik genel kurula katılım için sisteme giriş süresi, toplantının gerçekleştirileceği gün saat 06.00’da başlamakta ve ilan edilen toplantı saatinden beş dakika önce sona ermektedir. Toplantıya elektronik ortamda katılan kişiler sistemden alınan listeye göre hazır bulunanlar listesine dâhil edilir ve toplantı nisabının hesabında fiziki katılımcılarla birlikte dikkate alınır.

Genel kurul toplantısı fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantı başkanı, sistem üzerinden yürütülecek işlemler için teknik uzman görevlendirebilir. Ancak teknik personelin görevlendirilmesi, toplantının mevzuata uygun biçimde yürütülmesine ilişkin toplantı başkanlığının görev ve sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Elektronik ortamda katılan pay sahibi veya temsilcisi, görüşülmekte olan gündem maddesine ilişkin görüşlerini sistem üzerinden yazılı şekilde iletebilir. Tebliğ uyarınca her gündem maddesi bakımından en fazla iki görüş gönderilebilir ve her görüş 600 karakteri aşamaz.

Elektronik katılımın fiziki katılımla aynı hukuki sonuçları doğurması karşısında, sistem üzerinden gönderilen görüş ve önerilerin toplantı sırasında dikkate alınması gerekir. Elektronik katılımcıların yalnızca toplantıyı izleyen pasif kişiler hâline getirilmesi, TTK m. 1527’nin amacıyla bağdaşmaz.

Elektronik ortamda oy kullanılması, toplantı başkanının ilgili gündem maddesini oylamaya açmasından sonra gerçekleştirilir. Fiziki ve elektronik oylamanın aynı anda başlatılması, her gündem maddesinin ayrı ayrı oylanması ve elektronik oyların iki dakika içerisinde sisteme gönderilmesi gerekir. Sisteme gönderilen oy sonradan değiştirilemez.

Elektronik ortamda kullanılan oylar fiziki oylarla birlikte değerlendirilir. Toplantı başkanı toplam oylama sonucunu ve elektronik ortamda gönderilen muhalefet beyanlarını genel kurul tutanağına geçirmekle yükümlüdür.

V. Muhalefet Beyanı, Kayıtların Saklanması ve İspat

Genel kurul kararına karşı iptal davası açılması bakımından pay sahibinin olumsuz oy kullanması ve muhalefetini toplantı tutanağına geçirtmesi önem taşımaktadır. Elektronik ortamda katılan pay sahibi muhalefet beyanını sistem üzerinden iletebilir. Toplantı başkanlığının bu beyanları eksiksiz şekilde kontrol ederek genel kurul tutanağına aktarması gerekir.

Elektronik ortamda süresinde gönderilen bir muhalefet beyanının tutanağa geçirilmemesi, pay sahibinin dava hakkını kullanmasını güçleştirebilir. Böyle bir durumda EGKS kayıtları, muhalefetin usulüne uygun ve zamanında gönderildiğinin ispatlanması bakımından önem taşıyacaktır.

Şirket veya hizmet sağlayıcı, EGKS üzerinden gerçekleştirilen işlemlere ilişkin kayıtlarla elektronik katılımcıların kimlik bilgilerini, gizliliğini ve bütünlüğünü koruyarak on yıl süreyle saklamakla yükümlüdür. Borsaya kote şirketlerde bu yükümlülük MKK tarafından yerine getirilmektedir.

Sistem kayıtları, pay sahibinin toplantıya hangi sıfatla katıldığını, hangi gündem maddesinde hangi oyu kullandığını, görüş veya muhalefet beyanını ne zaman ilettiğini tespit etmeye imkân sağlamaktadır. Bu kayıtlar genel kurul kararlarına ilişkin uyuşmazlıklarda önemli bir ispat fonksiyonu görebilir.

VI. Teknik Aksaklıklar, Sorumluluk ve İptal Davaları

Elektronik genel kurul sisteminin uygulanmasında en önemli hukuki sorunlardan biri, teknik aksaklıkların genel kurul kararları üzerindeki etkisidir. İnternet bağlantısının kesilmesi, ses veya görüntü aktarımının durması, pay sahibinin sisteme girememesi veya oyunu gönderememesi, genel kurula katılma ve oy kullanma hakkını etkileyebilir.

Her teknik aksaklık genel kurul kararlarını kendiliğinden geçersiz hâle getirmez. Hukuki sonuç, sorunun kaynağına, kapsamına, süresine ve pay sahibinin haklarını kullanması üzerindeki etkisine göre değerlendirilmelidir. Şirket veya hizmet sağlayıcının sisteminden kaynaklanan ve çok sayıda pay sahibinin katılımını ya da oy kullanmasını engelleyen sistemsel bir arıza, toplantının sağlıklı biçimde devam ettirilmesini engelleyebilir.

Toplantı veya karar nisabının doğru şekilde belirlenemediği, elektronik katılımcıların toplantıyı takip edemediği veya oy kullanamadığı durumlarda toplantı başkanlığının sorunu gidermeden toplantıya devam etmesi önemli hukuki risk doğurur. Böyle bir durumda toplantıya ara verilmesi, sorunun giderilmesinin beklenmesi veya şartlarına göre toplantının ertelenmesi gerekebilir.

Şirketin sistemi bir hizmet sağlayıcıdan temin etmesi, pay sahiplerine karşı sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Pay sahiplerine elektronik katılım imkânı sağlama yükümlülüğünün asıl muhatabı şirkettir. Hizmet sağlayıcının teknik kusurunun bulunması hâlinde ise hizmet sağlayıcının da sözleşmesel veya haksız fiil sorumluluğu gündeme gelebilir.

TTK m. 445 uyarınca Kanun’a, esas sözleşmeye veya dürüstlük kuralına aykırı genel kurul kararlarına karşı iptal davası açılabilir. TTK m. 446 kapsamında genel kurula katılmasına veya oy kullanmasına haksız olarak izin verilmeyen pay sahibi de aykırılığın kararın alınmasında etkili olduğunu ileri sürerek iptal davası açabilir.

Bu düzenleme elektronik genel kurullar bakımından da geçerlidir. Bununla birlikte elektronik katılımda yaşanan her aksaklık bütün kararların otomatik olarak iptal edilmesi sonucunu doğurmaz. Usulsüzlüğün kararın alınmasında etkili olup olmadığı; etkilenen payların oy oranı, kararın alındığı çoğunluk ve ihlalin toplantının bütününe etkisi dikkate alınarak değerlendirilmelidir.

VII. Bilgi Güvenliği ve Kurumsal Yönetim

EGKS kapsamında pay sahiplerinin kimlik bilgileri, pay miktarları, temsil ilişkileri, oy tercihleri ve muhalefet beyanları gibi önemli veriler işlenmektedir. Bu nedenle sistemin işleyişi şirketler hukukunun yanı sıra bilgi güvenliği ve kişisel verilerin korunması bakımından da önem taşır.

Şirketler ve hizmet sağlayıcılar, sistem kapsamında işlenen kişisel verileri yalnızca genel kurul sürecinin yürütülmesi ve mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla kullanmalıdır. Kayıtların yetkisiz kişilerle paylaşılması, amacı dışında kullanılması veya gerekli güvenlik tedbirleri alınmaksızın saklanması hukuki sorumluluk doğurabilir.

Elektronik genel kurul sistemi, coğrafi uzaklık ve katılım maliyetlerinin pay sahiplerinin genel kurula katılmasına engel olmasını azaltarak pay sahipliği haklarının etkin kullanımına katkı sağlamaktadır. Ancak sistemin kurumsal yönetim bakımından gerçek bir fayda sağlaması, yalnızca şeklen kurulmasına değil, elektronik katılımcıların görüş açıklama, soru sorma ve oy kullanma haklarını fiilen kullanabilmesine bağlıdır.

Sonuç

Elektronik genel kurul sistemi, anonim şirketlerde pay sahiplerinin genel kurula katılma, görüş açıklama, öneride bulunma ve oy kullanma haklarını teknolojik araçlarla kullanmalarına imkân sağlayan kapsamlı bir hukuki mekanizmadır. TTK m. 1527, elektronik ortamda gerçekleştirilen işlemlerin fiziki katılımla aynı hukuki sonuçları doğurduğunu kabul ederek elektronik katılımı anonim şirketler hukukunun ayrılmaz bir parçası hâline getirmiştir.

Payları borsaya kote şirketlerde MKK tarafından sağlanan EGKS’nin kullanılması zorunludur. Diğer anonim şirketler ise esas sözleşmelerinde gerekli düzenlemeyi yapmak ve mevzuata uygun bir sistem kurmak veya hizmet sağlayıcıdan destek almak suretiyle EGKS’yi ihtiyari olarak uygulayabilirler.

Sistemin hukuka uygun şekilde uygulanabilmesi için genel kurul belgelerinin zamanında sisteme yüklenmesi, katılım ve temsil bildirimlerinin doğru işlenmesi, fiziki ve elektronik toplantının eş zamanlı yürütülmesi, oyların güvenli şekilde kullanılması, muhalefet beyanlarının tutanağa geçirilmesi ve kayıtların güvenli biçimde saklanması gerekir.

Şirketlerin EGKS’yi yalnızca teknik bir toplantı aracı olarak değil; pay sahipliği haklarının korunması, kurumsal yönetim, bilgi güvenliği ve genel kurul kararlarının geçerliliğiyle bağlantılı bütüncül bir uyum süreci olarak ele almaları önem taşımaktadır.